Dokumentenmanagement

Einsatzbereiche

Einsatzbereiche

DocuWare archiviert unternehmensweit beliebige Dokumente aus verschiedenen Quellen rechtssicher in einem zentralen Dokumenten-Pool. Jeder autorisierte Mitarbeiter, ob in Marketing, Vertrieb, Produktion oder Verwaltung, kann auf sie zugreifen. Standort und Zeit spielen dabei keine Rolle. Die Geschäftsprozesse werden optimiert und die Wettbewerbsfähigkeit erhöht.

Ein modernes DMS ist in vielen Bereichen einsetzbar. Typische Bereiche liegen in der Finanzbuchhaltung, dem Einkauf, dem Vertrieb und der Personalabteilung. Aber auch die Bereiche Produktion, Versand, Konstruktion, Instandhaltung und Controlling werden immer stärker in die digitale Dokumentverwaltung bzw. Steuerung integriert.

 

Workflow / Prozesse

Workflow / Prozesse

Mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von DocuWare, inklusive Voransichten und der direkten Bearbeitung der Dokumente in Microsoft-Office Programmen, wird die Arbeit mit Ihren Dokumenten übersichtlich und deutlich effizienter. Das Workflow- und Aufgabenmanagement vereinfacht und beschleunigt die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten.

Typische Prozesse wie Prüfungen, Freigaben, Bearbeitungen, Überwachungen und Lenkungen können unabhängig  von der Art des Dokuments oder der Herkunft eingerichtet werden, so dass definierte Anforderungen an die Weiterbearbeitung erfüllt sein müssen, um den nächsten Punkt des Zyklus zu erreichen.

Daher werden die bisherigen „papiergebundenen“ Workflows nicht nur durch die digitalen ersetzt, sondern zusätzlich optimiert, da parallele Tätigkeiten möglich sind und die nötigen Zugriffe systemtechnisch gesteuert werden.

 

Integrationen

Integrationen

DocuWare vereint Dokumente beliebigen Formats aus unterschiedlichsten Quellen in einem zentralen Dokumenten-Pool – beispielsweise Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien oder E-Mails.

Der Nutzen ist umso größer, je mehr Dokumente aus den vorhandenen IT-Anwendungen im gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt werden. DocuWare bietet alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise Content Management und besitzt leistungsfähige Werkzeuge, mit denen die automatische Übernahme von Daten und Dokumenten erleichtert wird.

Es gibt universelle Integrationsmethoden, die vom Anwender selbst konfiguriert werden können, sowie Programmierschnittstellen für die individuelle Integration der jeweiligen IT-Anwendung. Zahlreiche Schnittstellen zu anderen Applikationen sind vorhanden, beispielsweise zu ERP-Systemen wie SAP, zu Groupware- und E-Mail-Systemen wie Exchange oder Lotus Notes/Domino, zu Workflow-Programmen, CRM-Lösungen, Portalen und vielen weiteren.

DocuWare - Basissoftware

DocuWare - Basissoftware

DocuWare ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Software, die sich an Ihrer Arbeitsweise und an den Anforderungen in Ihrem Unternehmen orientiert. Sie haben damit immer alle Dokumente sofort im Zugriff. Schon mit der Basislösung erzielen Sie von Anfang an eine höhere Arbeitseffizienz und Produktivitätssteigerungen.

Das Grundprinzip von DocuWare basiert auf der gewohnten Büroumgebung und den bekannten Arbeitsabläufen. Dokumente werden zunächst in elektronischen Briefkörben gesammelt, die dem Posteingang auf Ihrem Schreibtisch ähneln.

Dann bearbeiten Sie sie wie gewohnt – Sie sortieren die Dokumente, heften sie bei Bedarf zusammen und fügen Notizen, Kommentare, Signaturen oder Stempel hinzu. Aus den Briefkörben heraus werden die Dokumente nun in digitalen Archiven abgelegt. Die Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool. Es steht Ihnen frei, wie viele Archive Sie erstellen möchten und wie diese organisiert sind – Sie entscheiden, was für Ihre Firma sinnvoll ist. Durch die leistungsfähigen Index-Funktionen werden alle Dokumentarten immer am richtigen Ort archiviert.

zur Übersicht des Produktes: Link

Module

Module

Die sogenannten Module von DocuWare bilden zusammen mit der Basissoftware das entsprechende Werkzeug für die jeweilige Anforderung an das System für eine erfolgreiche Integration in Ihre Umgebung.

Die Module dienen der automatischen Ablage, der Indexierung und der Integration in diverse Applikationen. Im Vordergrund stehen das einfache „Handling“ und die innovative Bedienung. Dies spiegelt die typische Strategie von DocuWare wieder: Leicht verständlich und hohe Effizienz – bei niedrigen Kosten.

Über den nachfolgenden Link finden sie eine jeweilige Kurzerklärung und einen entsprechenden Downloadlink zu den einzelnen Modulbeschreibungen – direkt auf der Herstellerseite von DocuWare: Link